Er is een voortdurende druk om je workflow uit te breiden. Voor ieder probleem bestaat een nieuwe app, voor ieder proces een automatisering en voor iedere gewoonte een dashboard. Dat kan nuttig zijn, maar het kan ook een tweede baan worden. Je bent dan niet alleen bezig met je werk, maar ook met het ontwerpen en onderhouden van de omgeving waarin je dat werk doet.

Een minimalistische workflow begint met schrappen. Welke stappen gebruik je echt? Welke informatie moet je dagelijks kunnen terugvinden? En welke onderdelen bestaan alleen omdat je ooit dacht dat je ze misschien nodig zou hebben? Door die vragen eerlijk te beantwoorden, blijft meestal een veel kleiner systeem over.

Dat systeem hoeft niet indrukwekkend te zijn. Een plek voor taken, een plek voor notities en een vast moment om te plannen kan genoeg zijn. De kwaliteit zit niet in de hoeveelheid onderdelen, maar in de manier waarop ze samenwerken. Als je weet waar iets hoort, hoef je minder vaak opnieuw te beginnen.

Minimalisme is daarom geen wedstrijd in zo weinig mogelijk bezitten. Het is een keuze om je aandacht niet voortdurend te verdelen. Een goede workflow maakt ruimte voor concentratie, laat genoeg vrijheid over voor onverwachte ideeën en verdwijnt op de achtergrond zodra je aan het werk bent. Dat is vaak het beste teken dat hij werkt.